機匯SCM：采購部門的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

采購數(shù)字化借助大數(shù)據(jù)、流程自動化等新一代信息技術(shù)，以降本增效為核心目標，對采購需求計劃、尋源、訂單執(zhí)行、財務(wù)對賬、供應商管理等采購全流程進行了從線下到線上的深刻轉(zhuǎn)型。這一轉(zhuǎn)型旨在構(gòu)建一個在線、規(guī)范、透明、決策智能、內(nèi)外協(xié)同的新型企業(yè)采購管理體系，從而顯著提升供應鏈的響應速度和協(xié)同效率。

在采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路上，企業(yè)需要內(nèi)外兼修，雙管齊下。對內(nèi)，企業(yè)應著手搭建采購需求管理中心，這一中心將集成ERP（企業(yè)資源計劃）、WMS（倉庫管理系統(tǒng)）等各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，打破信息孤島，促進部門間與系統(tǒng)間的無縫協(xié)作。通過這一舉措，企業(yè)能夠確保采購需求與生產(chǎn)計劃、庫存狀況等信息的實時同步，為精準采購提供有力支撐。

對外，企業(yè)則需改變采購人員與供應商的互動模式，引入合規(guī)統(tǒng)一的在線互聯(lián)協(xié)作平臺。這一平臺將采購流程透明化、可控化，使得采購人員與供應商之間的溝通與協(xié)作更加高效、便捷。通過減少紙質(zhì)文檔、郵件、微信等低效溝通方式，企業(yè)能夠大幅降低采購周期，提高采購效率。

在采購數(shù)字化的核心體系中，SRM（供應商關(guān)系管理）、ERP與SCM（供應鏈管理）三大系統(tǒng)發(fā)揮著舉足輕重的作用。SRM系統(tǒng)致力于改善企業(yè)與供應商之間的關(guān)系，貫穿采購全流程，成為支撐采購數(shù)字化管理的基石。它通過集成ERP、SCM等系統(tǒng)，打破上下游供應鏈的壁壘，確保供應鏈的連續(xù)性與穩(wěn)定性。

1.SRM（供應商關(guān)系管理）

用于改善企業(yè)與供應商之間的關(guān)系，是一種致力于實現(xiàn)與供應商建立和維持長久、緊密伙伴關(guān)系的管理思想和軟件技術(shù)的解決方案，同時也是一種先進的管理思想和方法。

它貫穿采購需求管理、尋源、訂單、合同、收發(fā)貨入庫、對賬付款以及供應商全生命周期管理的采購全流程，是支撐采購數(shù)字化管理的核心系統(tǒng)。通常來說，需要將 SRM 系統(tǒng)與 ERP、SCM 做集成，以打通上下游供應鏈的壁壘，保持供應鏈的連續(xù)性與穩(wěn)定性。

2.ERP（企業(yè)資源計劃）

是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務(wù)資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件。簡而言之，就是對企業(yè)人、財、物、信息資源的管理。ERP 系統(tǒng)中包含采購管理的模塊，通常用于采購需求管理、供應商檔案管理等企業(yè)內(nèi)部流程和數(shù)據(jù)的管理，但是采購流程的精細化程度不夠，缺乏外部協(xié)同屬性。在只有 ERP 系統(tǒng)的情況下，采購部與供應商的協(xié)作主要是通過郵件、微信、excel、紙質(zhì)文檔，導致采購人員需要多次重復將供應商的數(shù)據(jù)手工錄入并人工匯總。

3.SCM（供應鏈管理）

是對供應鏈上從供應商、生產(chǎn)廠家、分銷商到零售商等的物流進行計劃和控制，讓采購來的生產(chǎn)資料以高效的方式通過生產(chǎn)、分銷環(huán)節(jié)變成增值的產(chǎn)品，最后到達有消費需求的消費者手中。采購管理是 SCM 的一個環(huán)節(jié)，區(qū)別于 SRM 系統(tǒng)，SCM 系統(tǒng)中更多關(guān)注的是產(chǎn)品交付的過程，即從原料采購周期、生產(chǎn)周期到售運周期的產(chǎn)品全過程管理，重視上下游環(huán)節(jié)的協(xié)同與穩(wěn)定。

總的來說，SRM、ERP與SCM三大系統(tǒng)在企業(yè)采購數(shù)字化管理中各司其職、相互協(xié)作，共同推動著企業(yè)采購管理體系的高效運行。

1.流程化初期階段（20世紀60年代至90年代）

在這一階段，采購管理主要依賴于傳統(tǒng)的紙筆記錄和人力傳遞信息，如車馬遞送文件。隨著現(xiàn)代化工具的逐步引入，采購流程開始得到提升。企業(yè)采購人員開始利用線下會議、郵件、傳真以及電話等通訊手段與供應商進行溝通，并逐漸形成了一套相對固定的采購管理流程，用于管理和跟蹤采購過程中的各項物料。

2.信息化發(fā)展階段（20世紀90年代至21世紀10年代）

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，采購管理流程開始從線下向線上轉(zhuǎn)移，標志著采購信息化轉(zhuǎn)型的開啟。企業(yè)紛紛引入ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)或傳統(tǒng)的SRM（供應商關(guān)系管理）系統(tǒng)，以實現(xiàn)內(nèi)部采購管理的信息化。此時，采購人員通過郵件、微信等電子通訊工具與供應商保持聯(lián)系，將采購過程中的數(shù)據(jù)通過Excel等電子表格進行統(tǒng)計和錄入系統(tǒng)，極大地提高了采購管理的效率和準確性。

3.數(shù)字化深化階段（21世紀10年代以后）

進入數(shù)字化時代，采購管理的流程進一步拓展至企業(yè)外部，實現(xiàn)了與供應商的在線高效協(xié)同。企業(yè)與供應商之間的業(yè)務(wù)往來變得更加透明和高效，同時，在采購管理的內(nèi)外過程中積累了大量的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。企業(yè)開始利用數(shù)據(jù)分析、預測模型等先進技術(shù)，深入挖掘采購數(shù)據(jù)的價值，為采購決策提供有力支持。這是當前采購數(shù)字化管理的主流發(fā)展趨勢，如協(xié)同型SRM、協(xié)同型SCM等系統(tǒng)的廣泛應用，使得采購管理變得更加智能、高效和精準。這些系統(tǒng)不僅提升了采購流程的自動化程度，還增強了企業(yè)與供應商之間的協(xié)同能力，推動了采購管理的全面升級。

一、采購數(shù)字化管理背景

1. 內(nèi)因驅(qū)動

近年來，企業(yè)面臨利潤空間持續(xù)壓縮的挑戰(zhàn)，這促使企業(yè)必須從成本端尋求轉(zhuǎn)型突破。盡管在過往的數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，企業(yè)已在OA（辦公自動化）、ERP（企業(yè)資源計劃）、精益生產(chǎn)、客戶管理等領(lǐng)域取得了顯著成果，但這些領(lǐng)域的進一步降本增效空間已變得有限。相比之下，采購管理作為成本管控的核心環(huán)節(jié)，起步較晚且潛力巨大，成為企業(yè)尋求新的降本增效途徑的關(guān)鍵領(lǐng)域。

此外，企業(yè)采購環(huán)節(jié)涉及眾多參與主體和復雜的采購品類，且直接關(guān)聯(lián)到企業(yè)的金錢成本支出。傳統(tǒng)的采購方式，如通過微信、電話等私下溝通定價，不僅效率低下，而且流程難以監(jiān)控，容易滋生腐敗行為。在激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)迫切需要通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型實現(xiàn)采購流程的陽光透明，以提升采購效率和降低采購成本。

2. 外因助推

政策層面，政府近年來連續(xù)出臺多項政策，如整合建立統(tǒng)一的公共資源交易平臺、推進互聯(lián)網(wǎng)招標采購、積極推進供應鏈創(chuàng)新與應用等，以推動企業(yè)采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型。這些政策的出臺為采購數(shù)字化管理提供了有力的政策支持和保障。

技術(shù)層面，隨著采購數(shù)字化管理技術(shù)的不斷成熟和升級，一體化的采購數(shù)字化管理廠商迅速發(fā)展，能夠滿足企業(yè)的常規(guī)需求和個性化需求。這些技術(shù)的出現(xiàn)為采購數(shù)字化管理提供了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)和支撐。

二、采購數(shù)字化管理困境

1. 管理層意識不足

許多企業(yè)管理層尚未充分認識到采購數(shù)字化管理的重要性和戰(zhàn)略意義。特別是在中小企業(yè)中，由于采購需求相對簡單、供應商數(shù)量較少以及數(shù)字化基礎(chǔ)薄弱等原因，管理層往往認為通過簡單的信息化工具就能滿足基本需求，從而忽視了體系化的數(shù)字化規(guī)劃。這種意識的缺乏導致采購數(shù)字化管理難以得到有效推動和實施。

2. 采購流程缺乏監(jiān)督

傳統(tǒng)的采購方式中，企業(yè)與供應商之間常常通過微信、電話等私下溝通定價，導致采購流程難以監(jiān)控和管理。這種缺乏有效監(jiān)督的環(huán)境容易滋生腐敗行為，如虛報價格、收受回扣等。這些腐敗行為不僅損害了企業(yè)的利益，還破壞了企業(yè)的正常運營秩序和聲譽。

3. 采購流程冗長復雜

企業(yè)采購涵蓋了多個環(huán)節(jié)，如需求管理、尋源、訂單、合同、收貨、質(zhì)檢入庫、財務(wù)對賬、供應商管理等。這些環(huán)節(jié)流程冗長且復雜，審核環(huán)節(jié)眾多，工作量大。然而，許多企業(yè)缺乏統(tǒng)一的采購管理平臺和完善的制度管理，導致采購成本和管理費用增加，需求規(guī)格不明確，檢驗標準不清晰，供貨渠道不穩(wěn)定，交貨周期延長等問題頻發(fā)。這些問題嚴重影響了企業(yè)的運營效率和競爭力。

4. 供應商關(guān)系管理缺乏體系化

企業(yè)對供應商的管理缺乏規(guī)范性和系統(tǒng)性。一方面，沒有建立起完善的供應商準入、考核、評級和優(yōu)化淘汰機制；另一方面，對供應商檔案的數(shù)據(jù)管理也不到位，更新不及時。這些問題導致企業(yè)難以確保穩(wěn)定的供應來源和高效的協(xié)作效率。同時，大多數(shù)企業(yè)與供應商的對接仍依賴于傳統(tǒng)方式，如電話、微信、紙質(zhì)單據(jù)等，這進一步限制了采購效率和協(xié)作效率的提升。